Деловые письма
Как составить письмо поставщику онлайн и получить ответ
Поставщик должен что-то прислать, уточнить или исправить, а переписка расползается по десятку сообщений. Хорошее письмо здесь нужно не для «официальности», а чтобы за один раз получить понятный ответ по существу.
Поставка задерживается. В счёте ошибка. Нужно уточнить характеристики товара. Не пришли документы. Поставщик обещал ответить, но молчит.
В таких ситуациях хочется коротко спросить: «Когда будет поставка?» или «Пришлите документы».
Деловое письмо работает тогда, когда из него сразу понятно, о какой поставке речь, что произошло и чего вы ждёте.
Загрузите договор, счёт, заказ, переписку и другие документы по поставке. Сервис бесплатно разберёт ситуацию и покажет, как правильно написать письмо поставщику.
План бесплатно · готовый текст — 390 ₽
Письмо должно экономить один круг переписки, а не добавлять новый
Представьте, что поставщик получает десятки писем в день.
Если написать:
«Добрый день. Что с нашим заказом?»
ему ещё нужно понять, кто вы, какой заказ имеете в виду, что было согласовано и какой ответ вам нужен.
Соберите всё в одну понятную цепочку:
какая поставка → что было согласовано → что произошло → что нужно от поставщика → к какому сроку
Например:
«По счёту № 184 от 3 сентября мы оплатили 240 000 ₽ за партию оборудования. По договорённости отгрузка должна была состояться до 10 сентября. На 15 сентября товар не отгружен. Просим сообщить актуальную дату отгрузки и подтвердить её ответным письмом».
Здесь уже понятно, что произошло и какой ответ нужен.
Например, нужно узнать, где оплаченный товар
Компания заказала у поставщика оборудование.
Счёт оплатили полностью.
Поставщик подтвердил, что товар будет отгружен в течение пяти рабочих дней.
Прошла неделя. Товар не отправлен.
Менеджер отвечает в мессенджере:
«Уточняем на складе».
Ещё через два дня ничего не меняется.
Можно продолжать в мессенджере: «Есть новости?»
Здесь уже разумнее отправить отдельное письмо.
Перед этим проверьте:
- номер договора или счёта;
- дату оплаты;
- согласованный срок отгрузки;
- переписку о сроках;
- было ли уведомление о переносе;
- куда должен был быть доставлен товар;
- что именно вы хотите получить сейчас: товар, новую дату, документы или объяснение задержки.
После этого письмо можно написать коротко и по существу.
Даже если уже хочется писать жёстко, сначала сформулируйте задачу
Когда поставка задерживается, легко написать:
«Вы опять нарушаете сроки».
«Сколько можно ждать?»
«Если сегодня не отправите, будем разбираться».
Ваши эмоции понятны, но письмо от этого не становится сильнее.
Гораздо полезнее написать:
- что было согласовано;
- что выполнено;
- что не выполнено;
- что вы просите сделать сейчас.
Если ситуация уже серьёзная и нужен официальный документ с требованиями, возможно, вам нужна не обычная переписка, а претензия поставщику.
Если спор не только о поставке и сначала нужно определить вид претензии, используйте общую страницу составления претензии.
Но до этого этапа многие вопросы можно решить обычным деловым письмом.
Если нужно уточнить характеристики, сборку или отгрузку
Не каждое письмо поставщику связано с задержкой.
Иногда задача проще.
Например, перед заказом нужно уточнить:
- точную модель;
- размеры;
- материал;
- комплектацию;
- производителя;
- срок гарантии;
- наличие сертификатов;
- совместимость с другим оборудованием;
- срок поставки;
- условия доставки.
Фраза «Пришлите характеристики» слишком общая.
Поставщик может прислать рекламный буклет, в котором не будет именно того, что вам нужно.
Перечислите конкретные вопросы.
«Просим уточнить по позиции XH-420 рабочее напряжение, максимальную нагрузку, материал корпуса, гарантийный срок и наличие сертификата соответствия».
Так вероятность получить полезный ответ намного выше.
«Чем точнее вопрос, тем меньше шансов получить в ответ ещё одно письмо, после которого снова придётся спрашивать.»
Если нужно запросить документы
После поставки часто не хватает документов.
Например:
- накладной;
- УПД;
- счёта-фактуры;
- сертификата;
- паспорта изделия;
- гарантийного талона;
- акта;
- спецификации.
Вместо «Пришлите закрывающие документы» укажите, какие именно документы нужны и к какой поставке они относятся.
«По поставке по договору № 18 от 4 августа просим направить УПД и сертификаты соответствия на позиции 3–7 спецификации».
Если документы нужны срочно, укажите срок.
Если в счёте или заказе ошибка
Поставщик прислал счёт, но в нём:
- не та цена;
- неверное количество;
- другая модель;
- ошибка в реквизитах;
- не учтена скидка;
- появилась дополнительная позиция.
Не обязательно писать длинное объяснение.
Достаточно показать расхождение.
«В согласованном заказе указано 25 единиц товара по цене 4 800 ₽. В счёте № 451 указано 30 единиц. Просим проверить количество и направить исправленный счёт».
Такое письмо обычно решает задачу быстрее, чем фраза «у вас ошибка в счёте».
Если ответа нет, следующим письмом лучше не повторять то же самое
Один из самых неприятных вариантов — ответа вообще нет.
Сначала проверьте, туда ли вы писали.
Возможно, сообщение ушло конкретному менеджеру, который сейчас не работает.
Если вопрос не терпит ожидания, продублируйте его на официальный адрес компании.
В повторном письме не нужно пересказывать всю историю заново.
«12 сентября направляли запрос по сроку отгрузки по счёту № 184. Ответ пока не получили. Просим сообщить актуальную дату отгрузки».
Если ответа снова нет, проверьте, не перешла ли ситуация уже в претензионную.
Что приложить к письму поставщику
Зависит от вопроса.
Обычно могут пригодиться:
- договор;
- спецификация;
- счёт;
- заказ;
- платёжное поручение;
- накладная;
- переписка;
- техническое задание;
- карточка товара;
- предыдущий ответ поставщика.
Не нужно прикладывать весь архив.
Добавьте только то, без чего вопрос будет непонятен.
Что сервис покажет бесплатно
Опишите ситуацию своими словами.
«Оплатили поставщику 240 000 ₽. По счёту товар должны были отгрузить за пять дней. Прошло девять дней. Менеджер пишет, что уточняет на складе. Хотим официально запросить дату отгрузки».
Загрузите счёт, оплату и переписку.
Сервис покажет:
- какие факты включить в письмо;
- что ещё уточнить;
- на какие документы сослаться;
- какой вопрос задать поставщику;
- нужен ли срок ответа;
- какие документы приложить.
После этого можно получить готовый текст письма.
Когда обычного письма уже мало
Иногда делового письма достаточно.
Например, если нужно:
- уточнить срок;
- получить документы;
- исправить счёт;
- согласовать замену;
- получить технические характеристики.
Но если поставщик:
- нарушил срок;
- не поставил оплаченный товар;
- отказывается возвращать деньги;
- не признаёт нарушение;
- игнорирует обращения,
возможно, уже нужна претензия.
По ситуации и документам станет видно, осталось ли это обычным письмом или уже перешло в претензию.
Перед отправкой
Проверьте:
- кому адресовано письмо;
- номер договора, счёта или заказа;
- даты;
- название товара;
- количество;
- суммы;
- что именно вы просите;
- нужен ли срок ответа;
- какие документы приложены.
Перечитайте письмо глазами человека, который видит эту ситуацию впервые.
Если из текста сразу понятно, что произошло и что вы ждёте от поставщика, письмо собрано нормально.
Сервис готовит проект письма, но не заменяет юридическую консультацию. Если спор уже серьёзный, сумма большая или поставщик прямо отказывается выполнять договор, может понадобиться профильный специалист.
Если задача немного другая
FAQ
Частые вопросы
Можно написать поставщику без договора?
Да. Используйте то, что подтверждает договорённость: счёт, заказ, переписку, оплату, спецификацию или коммерческое предложение.
Нужно ли писать «официальным языком»?
Нет. Пишите просто и точно: о какой поставке речь, что произошло и чего вы ждёте.
Нужно ли указывать срок ответа?
Если вопрос срочный, укажите, когда ждёте ответ. Срок должен соответствовать ситуации.
Что делать, если поставщик не отвечает?
Повторите запрос на официальный адрес компании и сохраните переписку. Если вопрос связан с нарушением договора, возможно, следующим шагом будет претензия.
Можно ли попросить сервис написать письмо по переписке в мессенджере?
Да. По переписке часто можно восстановить договорённость: сроки, количество, цену, характеристики товара и обещания поставщика.