Деловые письма
Письмо о нарушении сроков исполнения обязательств: как зафиксировать просрочку
Срок прошёл, а вместо результата — переносы, объяснения и обещания «скоро закончить». Письмо нужно, чтобы перестать обсуждать задержку в общем и получить конкретную новую дату.
Можно спросить: «Когда всё будет?» В ответ обычно приходит что-то вроде «занимаемся», «уточняем» или «постараемся на следующей неделе».
Так переписка может продолжаться ещё долго.
Лучше одним письмом зафиксировать три вещи: о каком сроке вы договаривались, что происходит сейчас и какой ответ вам нужен от второй стороны.
В «Проверь до» можно описать ситуацию своими словами и приложить договор, счёт, переписку или другие документы. Сервис бесплатно покажет план будущего письма.
План бесплатно · готовый текст — 390 ₽
Когда срок уже прошёл, вопрос «ну когда?» слишком слабый
Допустим, подрядчик должен был закончить работу 10 сентября.
Сегодня 16 сентября.
В переписке вы уже дважды спрашивали о сроках и получали ответы:
«Почти готово».
«Думаю, завтра закончим».
«Немного задержались».
Проблема здесь не только в самой задержке, а в том, что у вас до сих пор нет новой конкретной даты.
Поэтому хорошее письмо должно не просто напоминать о просрочке, а перевести ситуацию в определённую.
«По договорённости результат должен был быть передан 10 сентября. На 16 сентября работа не завершена. Просим подтвердить фактическое состояние работ и указать конкретную дату передачи результата».
Это уже не эмоциональная переписка. Это понятный деловой запрос.
Похожая ситуация? Опишите её своими словами — сервис бесплатно покажет структуру письма.
Начните с того, о чём вы договорились
Не нужно пересказывать весь договор.
Достаточно зафиксировать исходную точку.
Что должны были сделать?
К какому сроку?
На основании чего этот срок установлен?
Это может быть договор, приложение, заказ, счёт, переписка или отдельное письмо.
«По договору № 14 от 1 августа поставка оборудования должна быть произведена не позднее 10 сентября».
Или:
«В переписке от 25 августа вы подтвердили готовность передать макеты до 5 сентября».
Так второй стороне сразу понятно, какой именно срок вы имеете в виду.
Потом зафиксируйте фактическую задержку
Не обязательно писать «вы грубо нарушили обязательства».
Чаще достаточно факта:
«На 16 сентября оборудование не поставлено».
«На текущую дату итоговый файл не передан».
«Документы, которые должны были быть направлены 12 сентября, мы не получили».
Чем меньше оценок и чем больше конкретики, тем труднее увести разговор в сторону.
«Я бы не утверждал в первом письме, что нарушение серьёзное. Сначала зафиксировал бы дату и попросил новую конкретную дату».
Вместо «просим разобраться» нужен ответ, который можно проверить
Слабый вариант:
«Просим разобраться в ситуации».
Что именно должна сделать вторая сторона после такого письма — непонятно.
Лучше задать конкретные вопросы.
- в каком состоянии работа сейчас;
- почему возникла задержка;
- какая новая дата исполнения;
- можно ли считать эту дату окончательной;
- требуется ли что-то от вас, чтобы работа продолжилась.
Особенно полезен вопрос:
«Просим подтвердить новую дату исполнения».
Он переводит разговор из режима «скоро сделаем» в конкретное обязательство.
Например: поставщик задержал оборудование
Компания заказала оборудование.
По договору поставка должна была состояться до 1 сентября.
К 16 сентября оборудование не приехало.
Менеджер поставщика несколько раз писал:
«Ждём со склада».
«Машина должна выйти на днях».
«Как только будет информация, сообщим».
Тогда письмо можно строить так:
По договору оборудование должно было быть поставлено до 1 сентября.
На 16 сентября поставка не произведена.
Просим сообщить текущий статус заказа, причину задержки и подтвердить конкретную дату отгрузки.
Если для исполнения обязательства от нас требуются дополнительные действия или документы, также просим указать это в ответе.
Здесь пока нет претензии, штрафов и угроз.
Но ситуация уже зафиксирована намного лучше, чем в переписке «ну когда?».
Если задерживается не товар, а работа или услуга
Принцип тот же.
Например, подрядчик должен был закончить ремонт.
Или разработчик — передать сайт.
Или дизайнер — отправить макеты.
Или бухгалтер — подготовить отчёт.
Сначала фиксируете согласованный срок.
Потом фактическое состояние.
После этого просите назвать новую дату.
Если работа состоит из этапов, полезно попросить ещё и текущий статус:
«Просим сообщить, какие этапы завершены на текущий момент и какие остаются невыполненными».
Так вы получаете не только обещание «закончим скоро», но и картину происходящего.
Нужно ли сразу требовать объяснить причину задержки?
Не всегда.
Если ваша главная задача — получить результат, важнее новая дата.
Но причина полезна, когда от неё зависит дальнейшее решение.
Например:
- товар ещё даже не произведён;
- исполнитель ждёт материалы;
- подрядчик не может продолжать из-за доступа на объект;
- документы задерживает третья сторона.
Тогда письмо можно сформулировать так:
«Просим также указать причину задержки и сообщить, влияет ли она на новый срок исполнения».
Без срока ответ снова легко отложить
Если вопрос уже завис, я бы ставил.
Не обязательно писать жёстко:
«Требуем ответить в течение 24 часов».
Можно проще:
«Просим подтвердить новую дату до 18 сентября».
«Просим направить ответ в течение двух рабочих дней».
Так письмо получает понятную точку контроля.
Если ответа снова нет, уже видно, что проблема не только в первоначальной задержке, но и в отсутствии нормальной коммуникации.
Что приложить к письму
Не нужно отправлять второй стороне десятки файлов, которые у неё и так есть.
Но при подготовке письма полезно иметь перед собой:
- договор;
- приложение или техническое задание;
- счёт;
- заказ;
- переписку, где согласован срок;
- предыдущие обещания о переносе даты;
- документы об оплате;
- документы по уже выполненной части.
В «Проверь до» можно загрузить эти материалы. Сервис поможет найти согласованный срок и не перепутать его с промежуточными обещаниями из переписки.
Что не писать в первом письме
Я бы не начинал с фраз:
«Вы систематически нарушаете договор».
«Ваше поведение недопустимо».
«Если завтра не будет результата, мы обратимся в суд».
«Согласно всем нормам действующего законодательства…»
Если ваша задача пока получить результат и конкретную дату, такие формулировки только повышают градус разговора.
Сначала лучше получить факты.
Когда становится понятно, что срок снова нарушают или отвечать вообще не собираются, можно переходить к более формальному документу.
Когда обычного письма уже мало
Деловое письмо хорошо работает, пока стороны ещё пытаются исполнить договорённость.
Но если вы уже несколько раз спрашивали о сроках, новая дата тоже сорвана, поставщик отказывается исполнять обязательство или нужно заявлять конкретное требование, обычного письма может быть недостаточно.
Тогда уже имеет смысл готовить претензию о нарушении сроков.
В ней другая задача.
Не просто спросить:
«Когда сделаете?»
А зафиксировать нарушение и сформулировать требование:
- выполнить обязательство;
- вернуть деньги;
- устранить нарушение;
- выполнить другие предусмотренные договором действия.
Поэтому мы специально не смешиваем эти два документа.
Письмо о нарушении сроков — получить ясность и новую конкретную дату.
Претензия о нарушении сроков — перейти к формальному требованию.
Что сервис покажет бесплатно
Опишите ситуацию обычными словами.
«Подрядчик должен был передать сайт 10 сентября. Сегодня 16-е. Два раза обещал закончить “завтра”, но результата нет. Хотим получить конкретную дату сдачи».
Добавьте договор и переписку.
Сервис покажет план будущего письма:
- какой срок был согласован;
- чем он подтверждается;
- на сколько дней возникла задержка;
- что уже сообщала вторая сторона;
- какие вопросы стоит задать;
- какую новую дату нужно запросить;
- нужно ли установить срок для ответа;
- когда ситуация уже больше похожа на претензию.
После этого можно решить, нужен ли вам готовый текст письма за 390 ₽.
Перед отправкой проверьте письмо
Из текста должно быть понятно:
что должны были сделать → к какому сроку → что происходит сейчас → какой ответ вы ждёте → до какой даты.
Если все пять элементов видны без дополнительных объяснений, письмо собрано нормально.
Если задача немного другая
Частые вопросы
Нужно ли ссылаться на договор?
Если срок установлен договором — укажите номер договора и соответствующую договорённость. Но если срок согласовали в переписке или заказе, можно сослаться на них.
Нужно ли писать, на сколько дней нарушен срок?
Не обязательно, но иногда это делает ситуацию понятнее. Например: «срок истёк 10 сентября, на текущую дату задержка составляет 6 дней».
Можно ли сразу потребовать вернуть деньги?
Можно, если именно этого вы хотите и для такого требования есть основания. Но тогда документ уже может быть ближе к претензии, а не к обычному письму о сроках.
Что делать, если новый срок уже обещали устно?
Попросите подтвердить его письменно. Тогда у обеих сторон останется одинаковое понимание новой даты.
Что делать, если на письмо не отвечают?
Сохраните письмо и подтверждение отправки. Дальше нужно решить, нужен ли повторный запрос или уже формальная претензия.
Зафиксируйте срок и получите конкретную новую дату
Опишите ситуацию и добавьте документы. Сервис бесплатно покажет план будущего письма.
Получить бесплатный планЕсли не отвечают на письмо
Просрочка исполнения и молчание на запрос — разные ситуации. Для второй подготовили письмо о нарушении срока ответа.