Акты
Как составить акт оказанных услуг исходя из вашей ситуации
Услуга оказана — но фраза «услуги оказаны в полном объёме» часто ничего не объясняет. Зафиксируйте период, конкретные действия или результат и проверьте, действительно ли заказчик принимает всё без замечаний.
Опишите ситуацию своими словами и приложите договор, переписку, отчёт или другие документы. «Проверь до» бесплатно покажет план будущего акта исходя из вашей ситуации.
План бесплатно · готовый акт — 590 ₽
Что вы получите бесплатно
Сначала сервис показывает структуру будущего акта.
В плане видно:
- на какой договор или договорённость сослаться;
- за какой период составляется акт;
- какие услуги нужно зафиксировать;
- какую стоимость указать;
- что заказчик принимает сейчас;
- есть ли замечания по объёму, срокам или качеству;
- каких сведений пока не хватает.
Это ещё не готовый документ. Бесплатный план помогает понять структуру акта и проверить исходные данные. Готовый текст, который можно копировать и использовать, доступен в платной версии.
Если нужен готовый акт
После бесплатного плана сервис может собрать полный текст документа исходя из ваших обстоятельств.
Он учитывает договор, период оказания услуг, фактический объём, стоимость, отчёты, переписку, замечания и другие материалы.
Готовый акт стоит 590 ₽. Его можно скопировать, проверить и использовать.
«Маркетинговые услуги» — слишком широкая фраза, если потом нужно понять, что именно сделали
Например, компания наняла маркетолога на ежемесячное сопровождение за 80 000 ₽.
В договоре указано: «Оказание маркетинговых и информационных услуг».
Наступил конец месяца. Исполнитель присылает акт:
«Маркетинговые услуги оказаны в полном объёме. Стоимость услуг — 80 000 ₽. Заказчик претензий не имеет».
Формально всё выглядит просто. Но из такой фразы не понятно, что происходило в течение месяца.
На практике исполнитель подготовил контент-план, написал 12 постов, провёл два созвона, проанализировал рекламную кампанию и подготовил отчёт.
Если именно это стороны считают оказанными услугами, акт может фиксировать реальную работу точнее, чем одна общая формулировка.
Для регулярных услуг период часто важнее красивого перечня действий
У работы часто есть конкретный результат. У услуги всё может быть иначе.
Бухгалтер сопровождает компанию месяц за месяцем. Консультант участвует в нескольких встречах. Агентство ведёт рекламу в течение квартала. Техническая поддержка работает постоянно.
Поэтому один из первых вопросов при составлении акта:
За какой именно период стороны сейчас фиксируют оказание услуг?
Это может быть месяц, квартал, конкретный этап, период между двумя датами, одна консультация или серия мероприятий.
Если период в акте не совпадает с договорённостями и расчётами, потом сложнее понять, какую именно оплату подтверждает документ.
Что писать в разделе об оказанных услугах
Не всегда нужен длинный перечень каждого действия. Но из текста должно быть понятно, что именно исполнитель сделал.
Слишком общо:
«Консультационные услуги оказаны в полном объёме».
Понятнее:
«В период с 1 по 30 сентября исполнитель провёл четыре консультации по вопросам организации продаж и подготовил рекомендации по изменению процесса обработки входящих обращений».
То же самое с ведением социальных сетей, бухгалтерским сопровождением, рекламой, аналитикой или технической поддержкой.
Акт не должен превращаться в отчёт на десять страниц. Но он должен позволять понять, что стороны считают оказанной услугой.
Акт не должен быть копией договора
Нет. Договор задаёт рамку, а акт фиксирует конкретное исполнение.
Обычно достаточно нескольких опорных вещей:
- номер и дата договора;
- период оказания услуг;
- вид или состав услуг;
- объём, если его можно определить;
- стоимость;
- сведения о приёмке;
- замечания, если они есть.
Если договор предусматривает отдельный отчёт исполнителя, в акте можно сослаться на него вместо повторения всего содержания.
Например, бухгалтер обслуживал компанию весь месяц
По договору бухгалтер оказывает ежемесячное сопровождение.
В течение сентября он обработал первичные документы, подготовил платёжные поручения, сформировал отчётность, ответил на запрос контрагента и провёл сверку расчётов.
Можно написать только: «Бухгалтерские услуги за сентябрь оказаны в полном объёме».
Но если сторонам важно точнее зафиксировать исполнение, можно указать основные блоки услуг или сослаться на отчёт за месяц.
Это удобно, когда часть действий выполняется регулярно, а часть — только по ситуации.
Сначала проверьте, что написано в договоре про приёмку
Не исходите из того, что для любой услуги нужен одинаковый акт и одинаковая процедура подписания.
В договоре может быть предусмотрено, что акт оформляется каждый месяц, направляется после конкретного этапа, сопровождается отчётом или должен быть подписан в определённый срок.
Там же может быть описано, как заказчик направляет замечания и что происходит, если он не отвечает.
Начинайте не с формы документа, а с того, как стороны договорились подтверждать оказание услуг.
Если заказчик не согласен с объёмом услуг
Не подписывайте автоматически фразу «услуги оказаны в полном объёме, претензий нет».
Например, агентство должно было вести рекламу, еженедельно присылать отчёт и проводить два созвона в месяц.
Реклама велась. Но отчёта за вторую половину месяца нет, а один созвон не состоялся.
Тогда сначала нужно определить:
- что действительно оказано;
- что не выполнено;
- влияет ли это на стоимость;
- есть ли замечания;
- нужно ли сначала запросить отчёт или исправление.
Если услуги в целом принимаются, но замечания нужно зафиксировать, подойдёт логика акта приёмки с замечаниями. Если подтверждать приёмку в предложенном виде нельзя, посмотрите мотивированный отказ от подписания акта.
В такой ситуации задача уже не в том, чтобы красиво оформить акт, а в том, чтобы документ не противоречил фактам.
Если услуга оказана частично
Такое бывает часто.
Исполнитель провёл две консультации из четырёх. Подготовил половину запланированных материалов. Сопровождал проект только часть месяца.
Тогда нельзя автоматически переносить в документ стоимость полного периода и формулировку «оказано в полном объёме».
Сначала нужно сопоставить, что предусматривал договор, что выполнено фактически, как рассчитывается цена и можно ли выделить отдельный этап или объём.
Если результат услуги сложно измерить
Не каждую услугу можно посчитать в штуках.
Например, юридическое сопровождение, управленческое консультирование, аналитика, стратегическая работа, поддержка или ведение проекта.
Тогда смотрите на подтверждающие материалы:
- отчёты;
- переписку;
- протоколы встреч;
- подготовленные документы;
- рекомендации;
- результаты анализа;
- другие следы фактически оказанной услуги.
Не обязательно переносить всё это в акт. Эти материалы нужны прежде всего для того, чтобы сам акт не расходился с реальной работой.
Что загрузить в «Проверь до»
Для подготовки акта могут пригодиться:
- договор;
- приложение с перечнем услуг;
- счёт;
- отчёт исполнителя;
- переписка;
- результаты консультаций;
- подготовленные документы;
- сведения о периоде и сумме;
- замечания заказчика.
Можно просто написать:
«Веду соцсети компании. Договор на 60 000 ₽ в месяц. За сентябрь сделал 18 публикаций вместо 20, потому что заказчик не прислал материалы для двух постов. Ещё подготовил отчёт и контент-план на октябрь. Нужно закрыть месяц актом».
Этого уже достаточно, чтобы понять, какие сведения должны попасть в будущий документ.
Чем акт оказанных услуг отличается от акта выполненных работ
Разница не всегда видна по названию документа.
В работе обычно есть конкретный результат, который можно передать или принять: ремонт, сайт, конструкция, проект или изготовленная вещь.
В услуге главным может быть сама деятельность исполнителя: консультация, сопровождение, реклама или обслуживание.
Но договоры могут сочетать разные элементы, а названия документов стороны используют по-разному.
Поэтому смотрим прежде всего не на заголовок файла, а на то, что исполнитель должен был сделать по договору.
Если у вас конкретный результат работы, перейдите на страницу «Акт выполненных работ».
Не превращайте акт в формальность
Перед подписанием задайте три вопроса.
- За какой период составлен документ?
- Какие услуги он подтверждает?
- Совпадает ли написанное в акте с тем, что действительно было сделано?
Если на любой из этих вопросов нет понятного ответа, уточните формулировки до подписания.
Акт готов. Но иногда этого недостаточно
Сам акт отвечает только на один вопрос: что стороны фиксируют как оказанные услуги.
Он не всегда показывает, должна ли быть оплачена вся сумма, выполнены ли все условия договора, правильно ли рассчитана стоимость и остались ли незакрытые обязательства.
Для этого можно перейти к полному разбору ситуации.
Сервис посмотрит договор, акт, отчёты, переписку и другие документы вместе и покажет:
- что подтверждает акт;
- что ещё не закрыто;
- где формулировки расходятся с договором;
- что может повлиять на оплату;
- что делать дальше.
Другие варианты
Частые вопросы
Что входит в бесплатный план акта?
Сервис показывает структуру будущего документа: основание, период, услуги, стоимость, приёмку и замечания. Это ещё не готовый текст для использования.
Сколько стоит готовый акт?
590 ₽.
Нужно ли подробно перечислять каждую услугу?
Не обязательно. Главное, чтобы из документа было понятно, какие услуги и за какой период стороны фиксируют.
Можно ли составить один акт сразу за несколько месяцев?
Это зависит от договора, порядка расчётов и фактических договорённостей. Сначала проверьте, как в документах определён период приёмки услуг.
Что делать, если часть услуг не оказана?
Не подписывайте автоматически формулировку о полном исполнении. Сначала нужно определить фактический объём услуг и понять, как это влияет на стоимость и приёмку.
Чем полный разбор отличается от готового акта?
Готовый акт решает задачу одного документа. Полный разбор проверяет всю ситуацию: договор, исполнение, оплату, переписку, незакрытые обязательства, риски и дальнейшие действия.
Зафиксируйте не «услуги вообще», а то, что действительно было сделано
Опишите ситуацию своими словами и приложите договор или другие документы.
«Проверь до» бесплатно покажет структуру будущего акта исходя из вашей ситуации.
Если нужен готовый документ — сервис составит его за 590 ₽.
План бесплатно · готовый акт — 590 ₽